Sekcja ds. zamówień w projektach

Zadania Sekcji ds. koordynacji zamówień w projektach

1. współpraca z kierownikami projektów przy tworzeniu planów zakupów w projektach w horyzoncie czasowym rocznym i w okresie trwania projektu;
2. weryfikacja formalna zapotrzebowań, opisów przedmiotów zamówienia, szacowania wartości w projektach zewnętrznych;
3. sporządzanie zbiorczych planów zakupów dla projektów zewnętrznych w horyzoncie czasowym rocznym i w okresie trwania projektu;
4. weryfikacja zgodności warunków udzielania zamówień z warunkami, jakie zostały określone w dokumentach będących podstawą do uruchomienia projektu;
5. koordynowanie zakupów w zewnętrznych projektach ogólnouczelnianych;
6. weryfikacja zgodności realizowanych zakupów z planem zakupów w projektach zewnętrznych;
7. wsparcie merytoryczne zespołów zarządzających projektami podczas kontroli projektów zewnętrznych;
8. organizacja spotkań i szkoleń, m.in. z zakresu zasad i procedur zamówień publicznych przy realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych.

Obowiązki Kierowników projektów

Kierownicy projektów, którzy otrzymali dofinansowanie ze środków zewnętrznych, niezależnie od źródła ich pochodzenia, tj. środki Unii Europejskiej, budżetu Państwa, inne źródła,  zobowiązani są przed  rozpoczęciem realizacji wydatków w projekcie, do:

1. przekazania do Sekcji kopii umowy o dofinansowanie projektu, wniosku o dofinansowanie lub jego części dotyczącej planowanych wydatków: harmonogramu rzeczowowo – finansowego;
2. sporządzenia planu zakupów w projekcie zgodnie z dostępnym formularzem w formacie excel, na cały okres realizacji projektu (odrębny plik na każdy rok realizacji projektu).

Plan zakupów dla projektów - wzór

W przypadku zmiany zakresu umowy, czasu jej realizacji lub dodatkowych zakupów w wyniku uzyskanych oszczędności poprzetargowych, Kierownik projektu zobowiązany jest to przekazania stosowanych dokumentów  i aktualnego planu zakupów do Sekcji.

UWAGA!!! Zapotrzebowania dla projektów, dla których nie zostały przesłane plany zakupowe nie będą procedowane.

Dla zamówień o wartości szacunkowej do 3 tysięcy złotych – wymagane są minimum dwie oferty cenowe pozwalające na określenie ceny rynkowej dla przedmiotu zamówienia, zapewniające przeprowadzenie właściwej ścieżki audytu, zachowania należytej staranności po stronie Zamawiającego, lub oświadczenie pochodzące od dostawcy/wykonawcy, że jest jedynym podmiotem mogącym zrealizować daną dostawę (oświadczenie w języku polskim).

W przypadku zakupów dotyczących zamówień realizowanych w projektach badawczych –  do zapotrzebowania należy dołączyć oświadczenie zg. z art. 11 ust. 5 pkt. 1 ustawy pzp. (Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych).

Wydatki określone w zapotrzebowaniu muszą być wcześniej ujęte w planie zakupów na dany rok. W przypadku ich braku w planie należy dołączyć informacje z czego wynika brak zgodności zakupu z planem.

Zapotrzebowania proszę składać bezpośrednio do sekcji ds. koordynacji zamówień w projektach (pokój nr 18 budynek Administracji Centralnej „Stołówka”) gdzie podlega ono weryfikacji, zanim zostanie skierowane do rejestracji w Biurze Zamówień Publicznych.

W przypadku nieobecności pracownika Sekcji zapotrzebowania proszę składać w pokoju nr 5 lub 6 również w budynku Administracji Centralnej „Stołówka”.