Konferencje Naukowe

Organizacja przez jednostki Uczelni: konferencji, sympozjów, seminariów, workshop’ów, itp

Jednostki organizacyjne Politechniki Lubelskiej, samorząd studencki, samorząd doktorantów mogą organizować zjazdy, sympozja, seminaria, workshop’y itp. o zasięgu krajowym / międzynarodowym.

Konferencja krajowa – to konferencja, w której udział biorą przedstawiciele co najmniej 5 krajowych jednostek naukowych. W procedurze organizacji krajowej konferencji naukowej przez pracowników PL ma zastosowanie Regulamin udzielania zamówień publicznych w PL, Zarzadzenie nr R-1/2023 z dn. 2 stycznia 2023 r.

Konferencja międzynarodowa - konferencja, w której co najmniej 1/3 uczestników czynnych przedstawia referaty reprezentując zagraniczne ośrodki naukowe. Kompleksowa organizacja konferencji naukowej zagranicznej, poza granicami kraju, której organizatorem lub współorganizatorem jest PL nie podlega Regulaminowi udzielania zamówień publicznych w PL, Załącznik do Zarządzenia nr R-1/2023

Prawidłowa procedura organizacji krajowej konferencji naukowej:

1. Organizator danego przedsięwzięcia składa informację o organizowaniu bądź współorganizowaniu konferencji, sympozjum, itp. na drukach obowiązujących w PL (załącznik 1 i 2  do Zarządzenia nr R-15/2016)

2. Dziekani, Kierownicy Katedr bądź innych jednostek uczelni sporządzają roczne plany organizowanych konferencji, sympozjów itp., i przesyłają do pracownika pionu prorektora ds. nauki - stanowisko ds. rozwoju kadry oraz Biura Zamówień Publicznych w terminie do 1 grudnia roku poprzedzającego rok, na który plan jest sporządzany.  

3. Plan winien zawierać miejsce i datę organizowanego przedsięwzięcia, przybliżony koszt na usługi hotelowe – jeśli dotyczy, catering oraz inne koszty towarzyszące.

4. Wypełnione zapotrzebowanie (zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Rektora PL, załącznik nr 5) wraz z podaniem szacunkowych kosztów, opisem przedmiotu zamówienia oraz uzasadnieniem wyboru miejsca organizacji przedsięwzięcia (protokół wyboru oferty wraz  z ofertami minimum 3) należy  przedłożyć w pionie prorektora ds. nauki - stanowisko ds. rozwoju kadry, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych nie później niż 2 miesiące przed planowanym terminem organizowanego przedsięwzięcia.

5. Biuro Zamówień Publicznych na podstawie przedłożonych planów organizacji danego przedsięwzięcia, ocenia czy dane przedsięwzięcie podlega Ustawie PZP. Przy ocenie pod uwagę będzie brana wartość zamówienia oraz roczny plan organizowanych konferencji, sympozjów itp.

UWAGA - nie wszystkie organizowane konferencje bądź inne przedsięwzięcie podlegały będą sumowaniu wartości zamówienia w skali uczelni. Pod uwagę będzie brana wartość, czas i miejsce organizowanego przedsięwzięcia.

6. Właściwą jednostką do przeprowadzenia postępowania jest Biuro Zamówień Publicznych, które przeprowadza postępowanie na organizację wszystkich konferencji podlegających Ustawie PZP czyli powyżej 30.000,00 EURO.

7. Stanowisko ds. rozwoju kadry (pion prorektora ds. nauki) ewidencjonuje postępowanie organizacji konferencji, sympozjów itp. krajowych jak i zagranicznych.

8. Postępowanie wymienione w pkt.7 może być przeprowadzone przez jednostkę organizującą dane przedsięwzięcie z zachowaniem obowiązującej procedury i zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Rektora PL. W tym przypadku należy całość dokumentów (przeprowadzonej procedury, konkurs ofert) przedłożyć w sekretariacie pionu prorektora ds. nauki.

9. Konferencje naukowe są organizowane na zasadach samofinansowania.

10. Budżet konferencji to: wpłaty od uczestników konferencji, środki pozyskane od sponsorów, dotacje oraz inne wpływy.

11. Organizator danego przedsięwzięcia dokonuje rozliczenia finansowego w księgowości PL i składa sprawozdanie merytoryczne do pracownika pionu prorektora ds. nauki w ciągu dwóch miesięcy od daty jej zakończenia, jednak nie później niż do końca roku kalendarzowego, w którym to przedsięwzięcie miało miejsce.

• Zarządzenie Nr R – 15/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 4 kwietnia 2016 r. w sprawie trybu i warunków organizacji, rozliczania oraz zasad uczestnictwa w krajowych konferencjach, sympozjach i seminariach.
• Zarządzenie Nr R-1/2023 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 2 stycznia 2023 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Politechnice Lubelskiej.
• Zarządzenie Nr R-23/2022 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 25 lutego 2022 r. zmieniające Zarządzenie Nr R-132/2021 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 31 grudnia 2021 r. w sprawie udzielania zamówień w Politechnice Lubelskiej.
• Zarządzenie Nr R-132/2021 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 31 grudnia 2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu zamówień w Politechnice Lubelskiej.
• Zarządzenie Nr R- 8/2018 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 23  stycznia 2018 r. w sprawie postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Politechnice Lubelskiej.
• Zarządzenie nr R-9/2018 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 23 stycznia 2018 r.w sprawie udzielania zamówień w Politechnice Lubelskiej, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.