wyjazdy krótkoterminowe

Pracownicy mogą odbywać wyjazdy krótkoterminowe za granicę w celu uczestnictwa w kongresie, sympozjum, warsztatach, w ramach współpracy dwustronnej i projektów unijnych. Wyjazdy te nie obejmują wyjazdów w ramach Erasmus+.

Składanie wniosków wyjazdowych 

Osoba wyjeżdżająca lub osoba przez nią upoważniona przekazuje do sekretariatu pionu prorektora ds nauki czytelnie i dokładnie wypełniony zagraniczny wniosek wyjazdowy, podpisany przez osoby upoważnione do podejmowania decyzji w sprawie wyjazdów za granicę, a także następujące załączniki:

• zaproszenie instytucji zagranicznej lub inny dokument zawierający informacje dotyczące celu wyjazdu, pokrywanych świadczeń przez inną niż Politechnika Lubelska instytucję, okres pobytu za granicą,
• dokumenty, na podstawie których należy dokonać przedpłat na koszty uczestnictwa (pro-forma faktury, faktura, wydruk ze strony organizatora konferencji z pełnymi danymi do wykonania opłaty za uczestnictwo w konferencji),
• w przypadku wyjazdu na konferencję naukową, sympozjum lub kongres należy dołączyć informacje o konferencji (termin, miejsce, program), potwierdzenie przyjęcia referatu lub posteru bądź uczestnictwo w komitecie naukowym oraz egzemplarz głoszonego referatu,
• w przypadku referatów wieloautorskich finansowany będzie udział tylko jednego pracownika prezentującego dany referat.

Dokumentację wyjazdową należy składać z 14-dniowym wyprzedzeniem w stosunku do planowanego terminu wyjazdu albo w stosunku do terminu dokonania przedpłaty za koszty uczestnictwa w konferencji.

Świadczenia przysługujące wyjeżdżającym za granicę 

Zakres i wysokość świadczeń, które mogą być przyznane wyjeżdżającym zależy od rodzaju i celu wyjazdu oraz od możliwości finansowych jednostki organizacyjnej Politechniki Lubelskiej.
Osobom udającym się w zagraniczną podróż służbową (np. udział w konferencjach naukowych, sympozjach, kongresach) przysługują następujące świadczenia:
diety oraz sfinansowanie kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, opłat wizowych, opłat związanych z udziałem w konferencjach, kongresach, itp.

Diety 

Dieta na utrzymanie - przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki podczas pobytu za granicą i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego kraju wyjazdu.
Czas pobytu poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• lądowej - od przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
• lotniczej - od startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej - od wyjścia statku/promu z portu polskiego do wejścia statku/promu w drodze powrotnej do portu polskiego.

Jeżeli wyjeżdżający otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie (np. faktura za noclegi ze śniadaniem), dieta zostaje pomniejszona odpowiednio o:
30% gdy jest to obiad,
30% gdy jest to kolacja,
15% gdy jest to śniadanie.
Jeżeli na rachunku za nocleg jest podana kwota za śniadanie to pomniejszamy rachunek o tą kwotę.

Dieta dojazdowa - jest to ryczałt przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdu z/do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której wyjeżdżający korzystał z noclegu. 

Dieta komunikacyjna 10% - jest to ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za granicą w wysokości 10% diety za rozpoczętą dobę pobytu w podróży. 

Diety dojazdowe i diety komunikacyjne nie przysługują, jeżeli:

• wyjeżdżający odbywa podróż samochodem,
• strona zagraniczna zapewnia bezpłatne przejazdy,
• delegowany nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są w/w ryczałty,

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodziennie wyżywienie przysługuje 25% diety ustalonej w poszczególnych państwach.

Limity hotelowe 

Za nocleg przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym w granicach ustalonego na ten cel limitu. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej obowiązujący limit ( np. hotele proponowane przez organizatorów konferencji, brak miejsc w hotelach tańszych itp.).
Ryczałt nie przysługuje, gdy strona zagraniczna zapewniła bezpłatny nocleg lub pokryła koszty noclegu.

Podróż

Wyjeżdżającym przysługują bilety:

• przy podróży samolotami – w klasie ekonomicznej,
• przy podróży kolejami - w klasie 2 (z miejscówkami lub w wagonach sypialnych) lub w klasie I jeżeli osoba wyjeżdżająca posiada uprawnienia.

W uzasadnionych przypadkach, za zgodą osoby decydującej o wyjeździe, możliwe są przejazdy środkami transportu o wyższym standardzie.
Bilety lotnicze, w uzgodnieniu z wyjeżdżającymi, rezerwuje i wykupuje pracownik pionu prorektora ds nauki w biurze podróży, z którym Uczelnia ma podpisane umowy o współpracy, a zapłata za bilety regulowana jest przelewami.
Na umotywowany wniosek wyjeżdżającego, np. wspólna podróż kilku osób, transport sprzętu naukowego, brak połączeń środkami komunikacji, brak biletów na konkretny termin, itp. osoba podejmująca decyzję w sprawie wyjazdu za granicę może wyrazić zgodę na odbycie podróży własnym samochodem wyjeżdżającego do wysokości najtańszego środka lokomocji.

Opłaty konferencyjne 

Wysokość opłat z tytułu uczestnictwa w imprezach naukowych ustala organizator tych imprez i określa również termin wniesienia opłat. Jeżeli jest podany numer konta, na który można dokonać przelewu to pracownik pionu prorektora ds nauki kieruje do kwestury dyspozycję przelewu oraz załączone do niej dokumenty źródłowe dotyczące szczegółów wydatku, tj. formularz zgłoszeniowy udziału w konferencji, faktura proforma, itp. Wnioskujący załącza następujące dane: IBAN, SWIFT, nazwa i adres banku, nazwa i adres beneficjenta rachunku, na który zlecony zostanie przelew.

Rozliczenie wyjazdu zagranicznego 

1. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego wyjeżdżający składa osobie podejmującej decyzję w sprawie wyjazdu za granicę sprawozdanie w formie elektronicznej i w formie wydruku po podpisaniu przez kierownika katedry / zakładu w terminie 14 dni od zakończenia podróży.
2. Podstawę rozliczenia kosztów wyjazdu stanowią: rachunki, faktury, za opłacone koszty uczestnictwa, depozyt hotelowy i noclegi podczas pobytu za granicą, bilety, potwierdzenia uczestnictwa w imprezach naukowych. Jeżeli nie było możliwe uzyskanie w/w. dokumentów, wyjeżdżający składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie musi być zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej.
3. Rozliczenie się z otrzymanych świadczeń nastąpuje w terminie 14 dni od zakończenia podróży zagranicznej,
4. Referaty i wystąpienia opublikowane w materiałach konferencyjnych należy zgłosić do Biblioteki Wydziałowej zgodnie z Zarządzeniem Nr R-11/2013 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 23 stycznia 2013 r. w sprawie dokumentowania publikacji pracowników Politechniki Lubelskiej.

Uwaga! Wyjazdy w ramach programów międzynarodowych realizowane są zgodnie z zasadami przyjętymi w poszczególnych kontraktach.